Die 10 häufigsten Fragen beim ersten Workshop-Konzept
„Welches Thema passt zu meiner Zielgruppe?“, „Wie mache ich meinen Workshop interaktiv?“ oder „Was tun, wenn der Zeitplan aus dem Ruder läuft?“ – solche Fragen begegnen mir ständig in meinen Concept Sparrings.
Und ehrlich gesagt: Jede einzelne ist wichtig, weil sie zeigt, wie viel Gedanken Du Dir machst, um Deinen Workshop für alle richtig gut zu machen.
In diesem Artikel beantworte ich Dir die 10 häufigsten Fragen, die immer wieder auftauchen. Von der ersten Idee bis zum Feedback nach dem Workshop bekommst Du praktische Tipps, die Du direkt umsetzen kannst. Keine langen Theorien, sondern konkrete Antworten, die Dir helfen, sicherer in der Konzeption und Durchführung zu werden. Lass uns loslegen! 😊
Das sind die 10 häufigsten Fragen in meinen Concept Sparrings:
Du hast es eilig?
Ein Klick auf die Frage bringt dich direkt zum entsprechenden Abschnitt.
1. Wie finde ich das richtige Thema für meinen Workshop, das auf die Bedürfnisse meiner Zielgruppe abgestimmt ist?
Mein Tipp wäre hier eine Herausforderung zu suchen, die wirklich ALLE Deine Kunden und Kundinnen haben und die ihr gemeinsam in diesem Workshop lösen oder zumindest schon einen wirklichen Schritt weiter bringen könnt.
Beispiel 1:
Dein Thema ist der Aufbau von Teams und die Einstellung von Mitarbeitenden.
Deine Zielgruppe sind (Noch-) Soloselbständige, die ein Team aufbauen oder externe Unterstützung finden wollen.
Eine Herausforderung, die alle hier haben: Klarheit zu gewinnen, welche Aufgaben der/die Mitarbeitende überhaupt übernehmen soll.
—> Diese Aufgaben zu identifizieren, könnte Thema eines Workshops sein.
Beispiel 2:
Dein Thema ist gesunde Ernährung ohne Verzicht oder Kalorien zählen.
Deine Zielgruppe sind Mütter mit Kleinkindern, die wenig Zeit und mentale Kapazität für Menüplanung, Einkauf und Kochen haben.
Eine Herausforderung, die viele hier haben: sehen und anerkennen, was möglicherweise schon gut funktioniert und beibehalten werden kann und welche einfachen Maßnahmen in Zukunft umgesetzt werden können.
—> So eine Ist-/Soll-Analyse und die Festlegung der nächsten Schritte, könnte Thema eines Workshops sein.
🖍 Kleine Aufgabe für dich:
Welche Herausforderungen könnten das bei Dir sein? Schreib mal spontan die ersten beiden auf, die Dir einfallen!
2. Welche Lernziele sollte mein Workshop haben, um den Teilnehmern einen Mehrwert zu bieten?
Im besten Fall hat Dein Workshop drei Arten von Lernzielen: die kognitiven, die affektiven und die psychomotorischen Ziele.
Aha! Geht das auch verständlich? Logo!
😊 HEAD - Bei den kognitiven Zielen geht es um Wissen, Kennen und Verstehen, also alles, was im Kopf passiert.
💛 HEART - Bei den affektiven Zielen geht es um Gefühle, Einstellungen und Werte, also alles was im Herz passiert.
✋ HAND - Bei den sog. psychomotorischen Zielen geht es um Können, Handeln und Tun, also alles, was wir selbst tun, ausprobieren und anwenden.
Wie Du diese Ziele glasklar formulieren kannst, verrate ich in meinem Beitrag "So formulierst du glas-klare Workshopziele" (inklusive Template zum Download).
3. Wie gestalte ich den Workshopablauf, um eine gute Balance zwischen theoretischem Input und praktischen Übungen zu erreichen?
Workshops fühlen sich meist besonders lehrreich und gleichzeitig kurzweilig an, wenn sich aktive und passive Lernphasen stimmig abwechseln.
Aktive Lernphasen sind alle, in denen deine Teilnehmenden etwas aktiv tun müssen (z.B. diskutieren, erarbeiten, Problem lösen, Material sichten).
Passive Lernphasen sind alle, in denen deine Teilnehmenden Wissen aufnehmen, indem sie dir einfach zusehen oder zuhören.
Im Idealfall wechseln sich diese Phasen ab, wie die Schichten einer Torte.
Nur Teigschichten sind schnell trocken, nur Buttercreme etwas zu süß und zu fettig, aber der Wechsel macht eine Torte unwiderstehlich.
Was also tun?
Überleg mal kurz, ob diese Phasen für dich aktiv oder passiv sind.
Oder kommt es vielleicht auf das WIE an?
Fragerunde ?
Check-In ?
Selbstreflexion schriftlich?
Atemübung ?
Energizer ?
Gruppendiskussion ?
Quiz ?
Methode vorstellen?
Check-Out ?
🖍 Kleine Aufgabe Für Dich:
Da die passiven Phasen sich meist von alleine ergeben, sammle mal spontan 5 Beispiele für eine aktive Phase in Deinem Workshopformat.
4. Wie kann ich sicherstellen, dass mein Workshop interaktiv ist, um die Teilnehmer aktiv einzubeziehen?
Für einen wirklich interaktiven Workshop finde ich drei Dinge wichtig:
Nutze Mikrointeraktionen, um auch in Deinen passiven Phasen, also z.B. bei reinen Wissens-Inputs Deine Teilnehmenden zu aktivieren. Lass sie z.B. Schätzfragen beantworten, selbst Beispiele finden oder eine eigene Erfahrung erzählen.
Mehr dazu verrate ich hier.
Unterschiedliche Sozialformen, also Gruppengrößen, bieten Dir unterschiedliche Möglichkeiten der Interaktion. Lass Deine Teilnehmenden mal für sich alleine reflektieren, sich zu zweit gegenseitig coachen, in der Gruppe etwas erarbeiten und im Plenum diskutieren.
Beispiele zu den Gruppengrößen und einen kleinen Video-Input findest du hier.
Auch wenn es manchmal schwerfällt, Du solltest Deine Teilnehmenden vor allem viel selbst machen lassen. #arbeitenlassen Das ist vor allem in den ersten Workshops schwierig. Hier müssen wir Kontrolle abgeben, können die Erfahrung weniger gut steuern. In meiner Erfahrung wird man dafür aber immer belohnt, denn die Teilnehmenden lieben das.
Warum das so wertvoll ist und wie es leichter fällt in solchen Phasen die Kontrolle abzugeben beschreibe ich hier.
5. Welche Materialien und Tools benötige ich, um meinen Workshop durchzuführen, und wie organisiere ich diese?
Ich gebe hier eine absolute Minimalausstattung an. Mehr geht immer. Und meine epische Packliste ist schon in Arbeit.
Für Präsenzformate:
Gut schreibende Stifte (gute Qualität und frisch aufgefüllt, auch wenn die Location einen Moderationskoffer stellt - you never know!)
Moderationskarten in verschiedenen Farben (ggf. selbstklebend oder elektrostatisch)
ggf. Flipchartpapier falls nichts anderes mit der Location vereinbart ist
ggf. Laptop oder Tablet, falls Du eine Präsentation zeigst (inklusive Ladekabel und Adapter)
Namensschilder (ich liebe selbstklebende aus Textil)
Ablaufplan / Workshopleitfaden (ausgedruckt oder digital - auf jeden Fall greifbar)
Material für Übungen
Handout, Flyer, "Mitnehmsel" (bei mir gibt es z.B. manchmal kleine Konfetti-Säckchen, in die am Schluss die wichtigste Erkenntnis auf einem Zettel kommt und die mitgenommen werden können. Für Dein Thema und Dein Format gibt es sicher auch etwas Passendes. Auch bei sowas brainstorme ich im Concept Sparring gern mit Dir.)
Für virtuelle Formate
gute (!) Internetverbindung (unbedingt testen, wenn Du das erste Mal selbst Host bist)
Laptop mit Webcam und Mikro
Webcam und Mikrofon (falls nicht im Laptop integriert)
Videokonferenztool wie z.B. Zoom, MS Teams etc.
Ablaufplan / Workshopleitfaden (ausgedruckt oder digital - auf jeden Fall greifbar)
ggf. zweiter Bildschirm (mach dich unbedingt mit den Einstellungen vertraut und achte darauf, dass die Teilnehmenden auf dem Bildschirm zu sehen sind, an dem die Webcam montiert ist)
Material, dass Du in die Kamera zeigen möchtest
→ Hier findest du noch mehr Info:
6. Wie finde ich den geeigneten Raum für meinen Workshop und welche logistischen Aspekte muss ich beachten?
Wenn wir Trainings oder Workshops für Business-Kunden anbieten, haben wir oft kein Mitspracherecht bei der Wahl des Raumes, der dafür genutzt werden soll.
Falls Du doch gefragt wirst, nutze das unbedingt (!) aus und sage klar, was Du Dir wünscht und brauchst - das steigert die Chancen, dass Du das auch bekommst enorm.
Wenn Du aber selbst Workshops z.B. als offene Formate anbietest und dafür nach Workshop- oder Seminarräumen suchst, habe ich zehn Tipps für Dich.
Hier mal die ersten drei:
1. Suche unbedingt nach einem Raum, der groß genug für Deinen Workshop ist.
2. Überlege vorab genau, was Du wirklich vor Ort brauchst und was nur "nice to have" ist.
3. Achte darauf, dass der Raum zu Thema und Zielgruppe passt.
7. Welche Methoden und Übungen kann ich einsetzen, um den Workshop dynamisch und interessant zu gestalten?
Methoden wie Diskussionen, Gruppenarbeiten oder kreative Brainstorming-Ansätze sind eine solide Grundlage.
Doch was wirklich für Erfahrungslernen und Begeisterung sorgt, sind gut platzierte Übungen und kleine Experimente.
Wichtig: Nicht alles funktioniert für jede Gruppe.
Es ist völlig okay, ein bisschen zu testen und zu schauen, was Deine Teilnehmenden am meisten anspricht, wo sie begeistert, statt widerwillig mitmachen. Für manche ist z.B. alles, was auch nur Spiel heißt schon zu viel, andere Gruppen gehen darin völlig auf.
Und was gibt es noch?
Ein oft unterschätztes Mittel sind Energizer – kurze, knackige Übungen, die Bewegung und frische Energie reinbringen. Im Idealfall sollten sie auch bei Bewegungs-Muffeln für Schmunzeln sorgen.
Energizer helfen, Konzentrationstiefs zu vermeiden und die Stimmung zu lockern.
Aber keine Sorge:
Du musst Dich nicht direkt in große Gruppenspiele stürzen – auch kleine, simple Ideen reichen oft schon aus. (Inspiration gefällig? —> 10 Energizer-Ideen für Spiele-Muffel)
Noch ein Tipp:
Überlege bei der Planung, wie die Übungen in Deinen Ablauf passen. Soll eine Methode die Gruppe aktivieren, das Thema vertiefen oder eine andere Perspektive eröffnen? Je klarer das Ziel, desto besser die Wirkung. Und denk daran, dass nicht jede Übung ein Volltreffer sein muss – manchmal ist schon die Erfahrung an sich wertvoll.
Wenn Du mehr Inspiration suchst, hier ein paar Links mit praktischen Ideen und Beispielen:
8. Wie kann ich mit unerwarteten Herausforderungen umgehen?
In Workshops tauchen manchmal völlig unerwartete Situationen auf, bei denen Du nur denkst: „Na super, das braucht jetzt echt keiner!“
Flexibel und gelassen zu bleiben, ist da Gold wert – auch wenn es leichter gesagt als getan ist. Aber genau das ist der Schlüssel: Mit den Störungen proaktiv umgehen, bevor sie Dich steuern.
In meiner Trainerinnen-Ausbildung hieß es dazu immer: „Störungen haben Vorrang“, und dieser Satz hat sich bei mir wirklich eingebrannt.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Genug zeitlichen Puffer einplanen. Denn wenn die Zeit knapp wird, hast Du kaum Raum, um auf Überraschungen zu reagieren.
Wie genau sieht dieses „flexibel sein“ und „damit umgehen“ in der Praxis aus?
Ich geb Dir mal drei konkrete Beispiele:
1. Du bemerkst sehr unterschiedliche Erfahrungslevels in der Gruppe?
Stell Dir vor, Du merkst, dass Deine Teilnehmenden total unterschiedliche Wissensstände haben – da kannst Du Deinen Input nicht einfach so durchziehen.
Mein Tipp:
Mach eine kurze Abfrage: „Wer hat schon Erfahrung mit diesem Thema?“ Das schafft Transparenz, und Du weißt, woran Du bist.
Dann bezieh die Gruppe ein: Die Erfahreneren können die Grundlagen zusammenfassen und den anderen erklären.
Oder probier mal „Blitz-Teaching“: Steck eine erfahrene Person mit einem „Rookie“ zusammen, lass sie sich gegenseitig kurz coachen und nutz die Zeit, um ein Quiz vorzubereiten. Das Quiz macht ihr dann zusammen im Plenum, bei dem nur die Rookies antworten – Belohnung? Bonbons oder Applaus für Rookie und Lehrmeister:in! 🎉
2. Die Technik streikt?
Dein Laptop oder Beamer zickt rum, und die Präsentation fällt flach?
Bleib ruhig – das ist schon die halbe Miete. Mach eine kurze Pause, such Dir Unterstützung oder improvisier: Skizziere die wichtigsten Punkte auf ein Flipchart oder leg direkt los, ohne Folien. Manchmal wirkt das sogar persönlicher und weniger „überladen“.
Vor allem Vertrau auf dich! Du kennst das Thema! Was du vergisst, war auch nicht essentiell.
3. Das Catering kommt zu früh?
Plötzlich taucht das Mittagessen viel zu früh auf, und alle Blicke gehen Richtung Buffet. Atme tief durch und akzeptiere es.
Mein Tipp:
Zieh die Pause einfach vor. Die Teilnehmenden können in Ruhe essen, und Du gibst ihnen eine Frage mit auf den Weg, über die sie in der Pause sprechen können. Das sorgt dafür, dass alle schon wieder im Thema sind, wenn es weitergeht – und pünktlich zurück am Platz zu sein, ist dann ja wohl Ehrensache, oder? 😉
Und auch das kommt vor:
9. Wie plane ich die Dauer meines Workshops und wie kann ich sicherstellen, dass ich den Zeitrahmen einhalte?
Die Zeitplanung im Workshop ist ein Thema, über das wir in den meisten 1:1 Begleitungen lange und sicher mehr als einmal sprechen. Und auch in meinem Gruppenprogramm "Concept Sparring Groupie" werden die 1:1-Slots oft genau dafür genutzt.
Es ist vor allem am Anfang nicht so einfach, die Zeit realistisch zu planen und diesen Plan dann auch noch einzuhalten.
Warum?
Weil wir in der Regel zu unserem Thema so viel wissen, so viele Zusammenhänge sehen und am liebsten all unsere hilfreichen Infos und Tipps weitergeben wollen, neigen wir dazu, die verfügbare Zeit – ob 90 Minuten oder zwei Tage – völlig zu überplanen.
Der erste Schritt ist geschafft, wenn Du das bemerkst. 🎉 Der zweite Schritt? Loslassen. Das ist nicht leicht, ich weiß. Am Anfang fühlt es sich an, als würdest Du Deinen Teilnehmenden wichtige Inhalte vorenthalten. Aber die Wahrheit ist: Drei gezielt ausgewählte Erkenntnisse, die perfekt zu ihrer Situation passen, sind viel wertvoller als ein Overload an Wissen. Weniger ist hier wirklich mehr – und Deine Teilnehmenden werden es Dir danken. ❤️
Ich mach das mal anschaulich:
Stell Dir vor, ein wirklich guter Freund von Dir hat gerade mit Auszeichnung die Prüfung zum Super-Koch bestanden. 🎉 Voller Stolz lädt er Dich ein, um Dich zu bekochen. Klingt großartig, oder?
Szenario 1:
Es gibt ein perfekt abgestimmtes 4-Gänge-Menü, passend zur Jahreszeit, mit Deinem Lieblingsgemüse als Highlight. Jeder Gang zeigt einen seiner besten Kochtricks, und Du genießt jeden Bissen in Ruhe.
Szenario 2:
Er kocht ALLE (!) Gerichte, die er je gelernt hat, und Du musst jedes davon in rasendem Tempo probieren. Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts, Snacks – alles auf einmal.
Mal ehrlich: Bei einem Szenario gehst Du wohlig satt und begeistert nach Hause, beim anderen wird Dir wahrscheinlich schlecht. 🤢
Und genau so ist es mit den Infos in Deinem Workshop. Weniger ist mehr! Die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit sind das, was wirklich hängen bleibt – nicht die Masse. Qualität schlägt Quantität. 💡
Hier ist eine knackige Zusammenfassung meiner vier wichtigsten Tipps zur Zeitplanung im Workshop:
Pufferzeiten einplanen: Baue vor und nach größeren Themenblöcken kleine Zeitpuffer ein, um flexibel auf Fragen oder Verzögerungen reagieren zu können.
Exakte Zeitberechnung: Schätze die Dauer jeder Aktivität präzise ab, inklusive Erklärungen, Übergängen und Diskussionen, um den Ablauf reibungslos zu gestalten.
Vorab Kürzungsmöglichkeiten überlegen: Überlege dir bereits im Voraus, welche Übungen du bei Zeitmangel kürzen kannst, ohne die Lernziele zu gefährden.
Optionen zum Weglassen oder Nachreichen vorbereiten: Identifiziere Inhalte, die im Notfall weggelassen oder nach dem Workshop nachgereicht werden können, um den Zeitplan einzuhalten.
Für ausführlichere Informationen und weitere Tipps lies hier den ganzen Artikel: Meine wichtigsten Tipps zur Zeitplanung im Workshop.
Ein unverzichtbares Tool zur Zeitplanung ist für mich der Workshopleitfaden.
Ich mache meine Workshop-Planung inzwischen nicht mehr in einer Tabelle,
sondern nutze das Tool Session Lab.
10. Wie bewerte ich den Erfolg meines Workshops und wie kann ich das Feedback der Teilnehmer nutzen, um ihn weiter zu verbessern?
Feedback nach einem Workshop ist so wertvoll – aber nur, wenn Du es clever einholst. Hier kommen ein paar knackige Tipps, damit Du hilfreiche Rückmeldungen bekommst und sie auch entspannt auswerten kannst:
Kein Feedback im Checkout – Warum?
Der Checkout ist der Moment für gute Vibes und einen runden Abschluss. Fragen wie „Was hat Dir gefehlt?“ passen hier nicht und können die Stimmung trüben. Spar sie Dir für später auf!
Feedbackoptionen – Wie kann ich Feedback einholen?
Frag einfach, aber smart: Ein kurzer Fragebogen (digital oder analog) macht’s leicht, gezielt Rückmeldungen zu sammeln. Tools wie Google Forms sind praktisch, und mit klaren Fragen wie „Was hat Dir besonders gefallen?“ oder "Was macht unseren nächsten Termin noch nützlicher für Dich?" bekommst Du genau die Antworten, die Du brauchst.
Wichtiger Tipp: Nicht direkt nach dem Workshop lesen
Lass das Feedback erst mal liegen und gönn Dir einen Moment, um Deine eigenen Eindrücke zu sortieren. So kannst Du später entspannter und unvoreingenommen reinschauen.
Bestätigung/Lob und Kritik/Anregung getrennt betrachten
Positive Rückmeldungen feiern, konstruktive Kritik analysieren – am besten getrennt. So siehst Du klarer, wo Du glänzen kannst und wo noch Luft nach oben ist.
Für alle Details lies gern meine beiden Artikel dazu:
Bist Du bereit für Workshops, die wirklich rocken?
Egal, ob Du Dein erstes Konzept entwickeln oder bestehende Formate professionalisieren willst:
Mit dem Concept Sparring Groupie gestalten wir in nur 4 Wochen Deinen perfekten Workshop – maßgeschneidert für Dich, Dein Thema und Deine Zielgruppe.
Lust auf kreative Unterstützung und klare Struktur für Dein Workshop-Konzept?
Im Concept Sparring Groupie bekommst Du alles, was Du brauchst, um interaktive Formate zu gestalten, die professionell überzeugen und gleichzeitig richtig Spaß machen.
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