Der Workshop-Steckbrief

Aktualisiert: 26. Juli 2023

Egal ob auf Papier, in einer Notizapp oder in einem eigenen Tool - ich finde es wahnsinnig hilfreich alle Informationen, Ideen, Entscheidungen, Rahmenbedingungen etc. für einen Workshop an einem Ort zu haben.

Meist beginnt das Daten-Sammeln mit der Auftragsklärung (wenn du einen Workshop für einen Businesskunden hast und dort eine*n einzelne*n Ansprechpartner*in) oder mit deiner eigenen Idee (wenn du ein offenes Training anbietest).

Ich starte darum gern meinen Workshop-Steckbrief auch mit der ersten Idee oder dem ersten Gespräch mit meinem Kunden.

Das hier ist mein Template für meinen Workshopsteckbrief:

Zum Template

Ich habe ihn tabellarisch angelegt, natürlich kannst du aber auch die Punkte und Fragen unten nutzen, um dir deine eigene Version zusammenzustellen.

Der erste Teil beinhaltet eher harte Fakten und Rahmenbedingungen, der zweite hilft dir die eher weichen Faktoren wie Wünsche, Erwartungen etc. festzuhalten.

Wie du ihn für dich anpasst, findest du hier.

Das ist alles in meinem Steckbrief enthalten:

TEIL 1

Analog oder Virtuell?

☐ Analog ☐ Virtuell ☐ Mal so, mal so (beides möglich) ☐ Hybrid (beides gleichzeitig)

Ort für Workshop / Training (Tool und Zugangslink bei virtuellen Formaten)

Unternehmen (Zusatzinformationen)

Ansprechpartner mit Kontaktdaten

Ansprache am

Termine Workshop/Training

Dauer des Workshops / Trainings

Thema oder Themen (Ideen für Inhalte gleich mitnotieren)

Workshoptitel (auch Arbeitstitel)

Ziel des Trainings / Workshops

Übergeordnetes Ziel: Wissens-Ziele: Emotions-Ziele: Anwendungs-Ziele:

Teilnehmerzahl (Min/Ideal/Max)

Zielgruppe & Wissenstand

Methoden (zunächst Ideensammlung, dann z.B. Entscheidung markieren und Rest streichen)

Medien

Materialien

Vorbereitung ab (in den Kalender eintragen)

Sonstige Kommentare

TEIL 2

Kundenperspektive: Welche Erwartungen haben sie an das Format? Was wünschen sie sich? Was hoffen sie? Was würde sie positiv überraschen?

Hin-Zu-Motivation: Was ist dir an dem Format wichtig? Was würdest du gern von den Teilnehmenden im Feedback hören? Was möchtest du voller Stolz über das Angebot sagen können? Sammelplatz: Konkrete Ideen, was in das Format rein soll? Beispiele? Übungen? Fragen? Geistreiches Zitat? Hilfreiche Statistik? Tools, die du gern einsetzen möchtest (ganz egal, ob du schon weißt wie)?

Ideen oder Vorstellungen zum "Drumherum". Was könnten die Teilnehmenden vorher schon von Dir oder dem Thema hören/sehen? Welche Gedanken sollten sie sich schon gemacht haben? Gibt es etwas, was sie vorbereiten sollen? Und wie ist es mit dem Danach?

Hast du schon Ideen, was sie nach dem Workshop noch bekommen? Eine Mail? Eine Transferaufgabe? Eine Überraschung? Einen Reminder? Eine hilfreiche Frage zum richtigen Zeitpunkt? Kann es ein (optionales) Follow up geben? Oder soll der Prozess mit dem Workshop abgeschlossen sein?

Weg-Von-Motivation: Gibt es etwas, was du in dem Format auf keinen Fall tun möchtest? Welche Übung oder Methode ist vielleicht naheliegend, aber nicht gewünscht? Bei was würdest du sofort das Gesicht verziehen, wenn es jemand vorschlägt? Gibt es technische Tools, die du auf keinen Fall einsetzen möchtest, egal wie toll andere sie finden?

Grübelei: Was ist deine größte Sorge, wenn du an das Format denkst? Was bereitet dir aktuell noch Kopfzerbrechen? Wofür brauchst du eine Lösung oder gute Idee? Welche Situationen könnten auftauchen, für die du einen "Plan B" entwickeln wirst? Wozu wünschst du dir weitere Ideen oder Hilfestellung?

Hoffnung: Was ist deine größte Hoffnung, wenn du an das Format denkst? Bei welchem Gedanken bekommst du prickelnde Vorfreude-Gänsehaut? Vorbereitung: Wenn du es jetzt so abschätzt, wie viel Zeit möchtest du in die Vorbereitung investieren? Was ist das Minimum, damit du dich gut vorbereitet fühlst? Was ist das Maximum? Welche Zeit kannst du vor jeder neuen Durchführung investieren?

Um meinen Steckbrief für dich optimal nutzen zu können, gehe folgende Schritte einmal durch:

1) Passen den Steckbrief für dich an.

Erstelle dir eine Kopie von meinem Workshopsteckbrief Template.
Gehe das Template durch, entferne, was für dich überhaupt nicht passt und ergänze ggf. Punkte, die für deinen Workshop noch relevant sind.

2) Entscheide dich für DEIN System.

Überlege dir, ob du mit dem Word-Template arbeiten oder ein anderes System nutzen möchtest. Das könnten ausgedruckte Seiten sein, Optionen in einer Notizapp oder eine neue "Karte" in einem System wie "Trello".

3) Erstelle die aktuelle Fassung.

Fülle den Fragebogen für deinen Workshop aus. Wenn du neue Ideen, Informationen oder Gedanken hast, ergänze den Steckbrief immer wieder, damit alle Informationen an einem Ort zu finden sind.

Mein Tipp:

Mach den Workshop-Steckbrief zu etwas, was dich unterstützt und mit dem du richtig gern arbeitest. Nutze deine Markenfarben, verlinke Webseiten oder Dateien, die für dich hilfreich sind. Gib ihn für jemand anderen frei, mit dem du den Workshop gemeinsam durchführen wirst.

Das kann auch bedeuten, dass du den Workshopsteckbrief jedes Mal ein wenig anders machst, bis du deine Lieblingsmethode gefunden hast.

Hier findest du meinen Kurzinput (1:53 min) zum Thema Workshopsteckbrief auf Youtube: