5 Tipps für Führungskräfte, die im Urlaub wirklich abschalten wollen

In meinem letzten Training kamen wir in der kollegialen Fallberatung auf das Thema Urlaub.

Ob es eine Rolle gespielt hat, dass ich in der Mittagspause davor von meiner 4-wöchigen Auszeit erzählt habe, weiß ich nicht. Ich könnte es mir vorstellen, denn die Meinung war ganz klar "so etwas könnten wir als frisch gebackene Führungskräfte nie tun".

Die Fallfrage für die wir dann im 15-Min-Peercoaching nach Lösungen, Ideen und Tipps gesucht haben lautete: "Wie kann ich als Führungskraft im Urlaub wirklich loslassen und abschalten ohne mir Sorgen um mein Team und die aktuellen Themen zu machen?".

Wirklich keine einfache Frage!

Ich glaube da kommt viel Gelassenheit mit der Zeit, mit positiven Erfahrungen, durch das wachsende Vertrauen zum Team und der Gewissheit, dass es sich irgendwie fügt.

All diese Hinweise helfen einer jungen Führungsperson aber noch nicht und darum haben wir gemeinsam eine Checkliste mit 5 Tipps & Tricks zusammengestellt.

1. Entscheide Dich für eine klare Vertretungsregelung.

Kommuniziere deine Vertretungsregelung an das gesamte Team und an die nötigen Schnittstellen.

Verteile nur, was nicht auf deine Rückkehr warten kann und das - falls nötig - auf mehrere Schultern. So weiß jeder, was Sache ist, es bleibt nichts liegen, aber du überlastest nicht eine Person mit den Aufgaben.

Hinweis:

Führungsaufgaben besser nicht an ein Teammitglied delegieren, sondern an eine andere Führungsperson. Solche Sonderrollen innerhalb des Teams lassen sich nach dem Urlaub nicht einfach wieder auflösen und sorgen in manchen Fällen später für Konflikte. Insbesondere dann, wenn nicht allen klar ist, warum die Person als Vertretung gewählt wurde.

Eine Ausnahme gilt , wenn es im Team eine offizielle "Nr. 2" gibt, die z.B. selbst auf Führungsaufgaben vorbereitet werden soll und das auch dem Team bekannt ist.

2. Beginne rechtzeitig mit der Dokumentation und Übergabe

Wenn du schon zu Beginn der letzten Arbeitswoche beginnst, deinen Vertretern Informationen zu geben und sie einzubeziehen, ist noch Zeit für Rückfragen oder das Nachreichen von Informationen.

Das solltest du in der Übergabe kommunizieren:

• Was genau ist zu tun?

• Gibt es Dinge, die in einer ganz bestimmten Weise erledigt werden müssen?

• Welche Deadlines sind wichtig?

• Wer möchte auf dem Laufenden sein?

• Welche Dinge könnten passieren? Und welche Überlegungen sind dann für Entscheidungen wichtig?

• Was wäre so wichtig, dass Du informiert werden möchtest?

3. Sorge in deiner Abwesenheitsnotiz für klare Verhältnisse

Je deutlicher und transparenter Du in deiner Abwesenheitsnotiz kommunizierst, desto weniger musst du grübeln, ob du etwas verpasst oder mit unnötigen Anrufen rechnen.

Super kurz, extrem ausführlich, klare Ansprechpartner mit Telefonnummer oder vage Angaben und die Weiterleitung an die Service-Hotline... Automatische Abwesenheitsnotizen sind so unterschiedlich wie die Absender und fast immer gibt es gute Gründe für das "Wie".

Ich empfehle auf jeden Fall zu kommunizieren...

...bis wann du weg bist.

...ob du deine Emails überhaupt nicht lesen kannst oder nur eingeschränkt.

...an wen Sender sich mit ihren Anliegen wenden können.

...in welchen (Not-)Fällen Du dir einen Anruf wünschst.

Meine Abwesenheitsnotiz für die 4 Wochen wird folgendermaßen lauten:

"Vielen Dank für Deine Email!

Ich bin vom 5. Oktober bis zum 2. November 2020 vier Wochen lang "Out of Homeoffice".

Ich lese meine Emails regelmäßig Dienstag und Freitag und beantworte alle Nachrichten, die nicht bis nach meiner Rückkehr warten können von unterwegs.

Zoom-Besprechungen, Auftragsklärungstelefonate und virtuelle Formate kann ich in dieser Zeit leider nicht möglich machen.

Bei unaufschiebbaren, akuten Fragestellungen ruf mich bitte an unter +49 (0)176 84 52 44 00. Ich höre meine Mailbox regelmäßig ab und melde mich zurück so schnell ich kann.

Vielen Dank für die Geduld und hab einen erfolgreichen und erfüllten Oktober!

Liebe Grüße

Franziska Blickle"

4. Vereinbare - wenn nötig - mit deinem Team eine Notfallsprechstunde.

Wenn Du dich ständig fragen musst ob alles ok ist und dein Team nicht weiß, für was und wann es dich notfalls stören darf ist keinem geholfen und alle sind angespannt.

Vereinbart z.B., dass dein Handy immer von 16-17 Uhr laut gestellt ist und du erreichbar bist (geht natürlich auch zu jeder anderen Zeit, die aber sowohl für dein Team als auch für dich irgendwie passen sollte).

In dieser Zeit kann dich jeder Anrufen ohne schlechtes Gewissen, dringende Fragen klären oder sich Rat holen.

Und wenn das Handy in dieser Zeit schweigt, hast du Gewissheit, dass alles ok ist.

5. Führe Dir vor Augen welche Vorteile es hat, wenn du im Urlaub loslässt und wirklich entspannst.

Welche Vorteile hast Du davon?

Stell dir die gute Energie vor und die Kreativität mit der Du in deine Aufgabe zurückkehren kannst, wenn du wirklich abschalten und entspannen kannst. Was ist dann möglich?

Was haben die Vertreter und das Team davon?

Was können sie lernen? Wie wird es sich auf ihr Selbstbewusstsein, auf ihre Lösungskompetenz, auf den Zusammenhalt auswirken?

Was hat das Unternehmen davon?

Was ist möglich in einem Unternehmen in dem die Führungspersonen ihre Teams so gut befähigen, dass sie auch mal eine Weile autark funktionieren? Welche Konsequenzen hat das auf die Fehler- und Lernkultur, auf die Vernetzung mit den Schnittstellen?

Der letzte Tipp lag den Führungskräften besonders am Herzen. Sie haben für sich festgehalten, dass es in diesem Fall besonders wichtig ist, sich selbst das WARUM nochmal vor Augen zu führen. Die Formalien können noch so gut geklärt sein, wenn man selbst im Innersten gar nicht loslassen möchte, dann werden auch die vier anderen Tipps nicht helfen.