5 Fragen, die du dir bei der Workshop-Planung jedes Mal stellen solltest
Schon mal an einem Workshop teilgenommen, der sich wie ein Marathon ohne Ziel angefühlt hat? 🙄
Kein roter Faden, keine klare Botschaft – und am Ende verlässt Du den Raum (oder den Zoom-Call) und fragst Dich: „Was war denn das bitte?“
Solche Workshops, Trainings oder Masterclasses passieren, wenn die Konzeption halbherzig oder im Hauruck-Verfahren läuft.
Good News: Das muss nicht so!
Stell Dir vor dem Start diese 5 Fragen, die Dich durch die Planung führen. Egal ob Dein Workshop in einem schicken Meetingraum oder in einem virtuellen Whiteboard-Universum stattfindet – diese Fragen sind der Schlüssel zum Wow. 🔑
Direkt zum spannendsten Step?
(Klick auf die Übersicht und lande direkt bei dem Schritt, der dich gerade interessiert.:
1. Was sind die Ziele meines Workshops?
Bevor Du überhaupt irgendwas anderes machst, frag Dich: „Was sollen die Teilnehmenden am Ende des Workshops wissen, können oder tun?“
Ziele sind wie das Navigationssystem Deines Workshops. Ohne sie landen Du und Deine Teilnehmenden irgendwo – nur nicht da, wo Ihr hinwollt.
Beispiel 1:
Du konzipierst einen Kommunikations-Workshop. Dein Hauptziel könnte sein: „Die Teilnehmenden lernen, schwierige Gespräche souverän zu führen.“ Ein Nebenziel: „Sie können aktiv zuhören und gezielte Rückfragen stellen.“ Mit diesen klaren Zielen kannst Du Deine Inhalte punktgenau darauf zuschneiden.
Beispiel 2:
Für einen kreativen Brainstorming-Workshop könnte Dein Ziel lauten: „Teilnehmende entwickeln in 90 Minuten mindestens 3 umsetzbare Ideen für ein neues Produkt.“
Stolperstein:
Ohne klare Ziele oder mit zu vielen Zielen wird Dein Workshop schnell unübersichtlich. Die Teilnehmenden wissen nicht, worauf sie sich konzentrieren sollen – und und du verzettelst dich bei der Planung.
Praxistipp:
Eine Arbeitshilfe für die Formulierung deiner Workshopzieke findest Du als Vorlage zum Download hier: So formulierst du glas-klare Workshopziele
Du brauchst noch etwas mehr Unterstützung bei der Workshop-Konzeption?
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– maßgeschneidert für Dich, Dein Thema und Deine Zielgruppe.
2. Wer sitzt da mit mir im Raum (oder vor dem Bildschirm)?
Dein Workshop ist nicht für Dich, sondern für Deine Teilnehmenden. Klingt banal, oder? Aber hier liegt oft der Haken: Du konzipierst ein Meisterwerk – und dann passt es nicht zu den Leuten, die teilnehmen.
Beispiel 1:
Du planst einen Workshop für Young Professionals in einem Start-up. Diese Gruppe liebt es dynamisch, interaktiv und praxisnah. Lange Monologe und überfrachtete Präsentationen? Lieber nicht. Stattdessen wollen sie diskutieren, ausprobieren und sofort umsetzen.
Beispiel 2:
Für ein Management-Team in einem Konzern musst Du anders vorgehen. Diese Teilnehmenden erwarten strukturierte Abläufe, klare Ergebnisse und vielleicht weniger Spielereien – aber bitte trotzdem nicht staubtrocken.
Praxistipp:
Erstell doch mal eine richtige Persona für Deine Zielgruppe. Beschreibe, was sie brauchen, welche Herausforderungen sie haben und wie sie lernen möchten.
Und falls Du unsicher bist: Frag nach!
Kleine Umfragen oder Vorgespräche werden Dir enorm helfen.
3. Habe ich alle notwendigen Informationen?
Ein Workshop steht und fällt mit den organisatorischen Details. Es reicht nicht, den Inhalt zu kennen – Du brauchst auch die Rahmenbedingungen.
Fragen, die Du Dir stellen solltest:
Wie groß ist die Gruppe?
Wie technisch versiert sind die Teilnehmenden?
Gibt es spezielle Bedürfnisse (z. B. Barrierefreiheit, Sprachen)?
Welche Tools stehen zur Verfügung (z. B. Beamer, Flipchart, MURAL)?
Beispiel 1:
Für einen virtuellen Workshop musst Du wissen, ob alle Teilnehmenden die Plattform (z. B. Zoom + MURAL) beherrschen. Plan zur Sicherheit n jedem Fall ein kurzes Technik-Warm-up ein.
Beispiel 2:
Bei einem Präsenz-Workshop brauchst Du Details wie Raumgröße, Sitzordnung und ob es Kaffee gibt (nichts killt die Stimmung schneller als fehlende Getränke ☕).
Stolperstein:
Wenn Dir Infos fehlen, bist Du gezwungen, spontan zu improvisieren. Das wirst du ohnehin müssen...irgendwas ist immer. Aber plane, was du planen kannst und sorg dafür, dass Du dafür die nötigen Infos hast.
Praxistipp:
Erstelle eine Checkliste, um alle notwendigen Infos einzuholen. Frag vorher bei den Organisator:innen oder Teilnehmenden nach, damit am Workshoptag nichts fehlt.
4. Wie viel Zeit habe ich für Vor- und Nachbereitung?
Workshops sind nicht nur die paar Stunden, die Du mit Deiner Gruppe verbringst. Ein großer Teil der Arbeit passiert davor und danach.
Beispiel:
Ein 2-Stunden-Workshop mag kurz wirken, aber die Vorbereitung (Themenrecherche, Methodenauswahl, Materialien) und Nachbereitung (Feedback auswerten, Folgedokumente erstellen) summieren sich vor allem am Anfang schnell auf eine oder sogar mehrere Tage.
Praxistipp:
Plane für jeden Workshop feste Zeitblöcke in Deinem Kalender: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Und sei dabei realistisch – manchmal braucht’s gerade am Anfang einfach mehr Zeit.
5. Wo liegt (diesmal) meine Priorität?
Kein Workshop kann alles: maximaler Wissensinput, perfekte Interaktivität und nebenbei noch tiefgehende Reflexionen – das wird zu viel. Deshalb brauchst Du einen klaren Fokus.
Beispiel 1:
Ein Seminar für ein neues Fachthema hat das Ziel, Wissen zu vermitteln. Deine Teilnehmenden brauchen hier klar strukturierte Inhalte und genug Zeit, Fragen zu stellen.
Beispiel 2:
Ein kreativer Workshop hingegen legt den Fokus auf Interaktivität. Hier willst Du, dass Deine Teilnehmenden möglichst viel ausprobieren und ihre Ideen sprudeln lassen.
Praxistipp:
Entscheide Dich im Vorfeld (vielleicht gemeinsam mit der Zielgruppe): Was soll diesmal im Fokus stehen? Das gibt Dir die Richtung vor – und macht Deinen Workshop für alle klarer.
Mit diesen 5 Fragen legst Du die Basis für einen erfolgreichen Workshop – klar, strukturiert und zielgerichtet. Und ich verspreche Dir: Deine Teilnehmenden merken den Unterschied sofort.
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